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Notificación sobre protección de datos de Hostelworld grupos offline

La presente notificación sobre protección de datos establece los detalles de los datos personales relacionados con usted y cómo los procesaremos cuando proporcionemos nuestro servicio de reservas de grupo.

Quiénes somos

Hostelworld.com Limited de 1 Central Park, Leopardstown, Dublín 18, Irlanda, es el controlador de los datos personales a los que se hace referencia en esta notificación.  Si tiene alguna pregunta sobre nuestro uso de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros en groups@hostelworld.com. También puede contactar con nuestro Responsable de protección de datos en DataProtectionOfficer@hostelworld.com.

Datos personales que procesamos

Procesamos los siguientes datos personales sobre usted, que usted mismo nos proporciona:

  • Datos biográficos y de contacto – Su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
  • Datos de pago – Datos de la tarjeta de débito o de crédito que se utiliza para la reserva. También podríamos preguntarle por sus datos bancarios en el momento en que el proveedor del servicio de viaje le deba un reembolso relacionado con su reserva.

Propósitos del procesamiento y base legal

Procesamos sus datos personales para poder realizar la reserva con el proveedor de servicios de viaje en cuestión y para abordar cualquier consulta que pueda tener relacionada con la reserva.  La base para nuestro procesamiento de sus datos personales es principalmente que resulta necesario para poder celebrar un contrato con usted, y para, a continuación, ejecutar dicho contrato.  Cualquier otro procesamiento de datos personales se realiza para perseguir nuestro interés legítimo en poner a su disposición el servicio de reservas de grupo y mejorar nuestros servicios.

Los datos personales que necesitamos que nos proporcione

Tiene que proporcionarnos los datos personales que se detallan con anterioridad para que podamos ofrecerle el servicio de reservas de grupo.  Si no nos proporciona la información, no podremos brindarle el servicio de reservas de grupo.

Destinatarios de los datos

Podríamos comunicar sus datos personales a diversos destinatarios en conexión con los fines arriba mencionados; entre otros:

  • Proveedor(es) de servicios de viaje – Divulgaremos los siguientes datos a los proveedores de servicios de viaje para hacer su reserva: nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
  • Empresas del grupo – Hay una serie de empresas en nuestro grupo que nos ayudan a ofrecer nuestros servicios. Entre ellas están una filial en el Reino Unido que nos ayuda con nuestras iniciativas de marketing, una filial en Portugal que ofrece servicios de desarrollo y una filial en Corea del Sur que colabora con nosotros para atender a nuestros clientes de Asia.  También contamos con oficinas en China y Asia que nos ayudan a atender a dichos mercados.  Estas filiales y oficinas podrían tener acceso a sus datos personales para brindarnos servicios dentro del grupo, pero solo los procesan de conformidad con nuestras indicaciones y sujeto a garantías adecuadas.
  • Nuestros proveedores de servicios – Utilizamos un gran número de proveedores de servicio expertos que nos ayudan a operar nuestro negocio y nos brindan servicios especialistas. No todos estos proveedores de servicio tendrán acceso a sus datos personales, pero en el caso de que lo tengan nos aseguramos de que hayan sido cuidadosamente seleccionados por nosotros para garantizar que respetan sus derechos de privacidad.

Transferencias al exterior

Hay ciertas circunstancias en las que transferiremos sus datos personales fuera de la Unión Europea a un país que no está reconocido por la Comisión Europea como un país que ofrezca un nivel de protección de los datos personales equivalente al que se ofrece en la Unión Europea.  El caso más común es cuando transferimos sus datos personales a un proveedor de alojamiento para que pueda usted realizar la reserva.  También podríamos transferir sus datos personales fuera de la Unión Europea en relación con el funcionamiento de nuestro negocio, como cuando utilizamos a un proveedor de servicios con base en otra jurisdicción.  Si transferimos sus datos personales fuera de la Unión Europea, puede estar seguro de que garantizaremos que se emplean las medidas apropiadas para proteger sus datos personales y cumplir con nuestras obligaciones de conformidad con la ley de protección de datos aplicable.

Cuando transferimos sus datos personales fuera de la Unión Europea, si es necesario de conformidad con la ley de protección de datos, celebraremos contratos en la forma aprobada por la Comisión Europea con la entidad a la que le transferimos los datos, o garantizaremos que la empresa a la que le transferimos sus datos personales acuerde cumplir con un mecanismo de transferencia aprobado (como el marco del Escudo de Privacidad entre la UE y EE.UU.).  Si desea obtener más información sobre las medidas llevadas a cabo en relación con la transferencia de sus datos personales, o copias de los acuerdos que hemos realizado relativos a las transferencias, póngase en contacto con nosotros en DataProteectionOfficer@hostelworld.com.

Retención

Retenemos sus datos personales de conformidad con la política de retención de registros. La política de retención de registros opera de acuerdo con el principio de que guardamos los datos personales solamente mientras es necesario para el fin para el que se han recopilado, y de conformidad con cualquier requisito que nos imponga la ley. Esto significa que el período de retención para sus datos personales variará dependiendo del tipo de datos personales, como se establece a continuación:

  • Datos de transacciones - Si usted es un usuario activo de nuestro servicio de reservas de grupo (es decir, ha realizado una reserva en los últimos 18 meses), queremos asegurarnos de que tenga acceso a los datos relacionados con sus reservas previas y tener acceso a estos datos para nuestros propios fines comerciales. Por consiguiente, no borraremos los datos de sus transacciones mientras usted sea un cliente activo, a menos que así nos lo solicite. Si deja de ser cliente activo, retendremos sus datos personales durante un período de 4 años, en caso de que vuelva a nuestro servicio de reservas de grupo; asimismo, también para poder seguir utilizando los datos de transacciones para mejorar nuestros servicios y llevar a cabo un análisis comercial. Después de este período de 4 años, haremos sus datos anónimos, para que no se puedan vincular a usted. Sin embargo, nuestro proceso de supresión de elementos identificatorios nos permite volver a identificarle si vuelve a nuestro servicio de reservas de grupo y utiliza la misma dirección de correo electrónico para hacer una reserva. Tenga también en cuenta que si está suscrito a nuestra base de datos de marketing retendremos ciertos datos, incluso después de que venza el período de 4 años, como se establece a continuación.
  • Datos de marketing - Guardaremos una copia de los datos personales necesarios para enviarle mensajes de marketing mientras esté suscrito a la recepción de dichos mensajes de marketing. Además, retendremos cierta información en relación con sus transacciones para poder personalizar nuestros mensajes de marketing. Si está suscrito para recibir mensajes de marketing y sus datos de transacción se han hecho anónimos en nuestra base de datos principal de transacciones, continuaremos reteniendo ciertos detalles relacionados con sus transacciones, como dónde ha reservado propiedades anteriormente, qué tipo de propiedades ha reservado, la duración promedio de la estancia, y en qué países ha hecho reservas.

 

Con respecto a los datos personales que no son datos de transacciones ni están relacionados con el marketing por correo electrónico, aplicaremos los siguientes criterios:

 

  • Cómo se gestionan las reclamaciones legales - Cuando evaluamos cuánto tiempo guardamos los datos personales, tenemos en cuenta si dichos datos podrían exigirse para defender algún tipo de reclamación legal que se pueda llevar a cabo. En caso afirmativo, podríamos guardarlos hasta que su plazo de prescripción venza con relación al tipo de reclamación que se pueda realizar (lo cual varía de 2 a 12 años).
  • Requisitos comerciales - Puesto que solo recopilamos datos personales para fines definidos, evaluamos cuánto tiempo tenemos que guardar los datos personales para cumplir con nuestros fines comerciales razonables.

Sus derechos

Tiene los siguientes derechos, en ciertas circunstancias, en relación con sus datos personales:

  • Derecho a acceder a sus datos personales - Tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que mantenemos sobre usted, junto con cualquier otra información sobre nuestro procesamiento de dichos datos personales.
  • Derecho a rectificación - Tiene derecho a solicitar que cualquier dato impreciso que tengamos sobre usted sea corregido, o si tenemos información incompleta puede solicitar que actualicemos la información para completarla.
  • Derecho a la eliminación - Tiene derecho a solicitarnos que eliminemos los datos personales que tenemos sobre usted. En ocasiones esto se conoce como el derecho a ser olvidado.
  • Derecho a la restricción del procesamiento o a negarse a dicho procesamiento - Tiene derecho a solicitar que no sigamos procesando sus datos personales para fines específicos, o a negarse a que procesemos sus datos personales para fines específicos.
  • Derecho a la portabilidad de los datos - Tiene derecho a solicitarnos que le proporcionemos, o a una tercera parte, una copia de sus datos personales en un formato legible por máquina estructurado y de uso común.

Quejas

Tiene derecho a presentar una queja ante la Comisión de protección de datos irlandesa (https://www.dataprotection.ie/docs/Contact-us/11.htm), o ante su autoridad supervisora local.

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